Sector · Hoteles y alojamientos
Protección de datos para hoteles y alojamientos
Registro de viajeros, reservas por plataformas, pagos, PMS, cámaras y wifi. Te ayudamos a cumplir sin complicar el check-in.
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- Teléfono, WhatsApp y correo
Tu día a día
Qué datos tratas sin darte cuenta
Un hotel, un hostal, una casa rural o unos apartamentos turísticos tratan datos de cada huésped desde la reserva hasta mucho después de la salida: la identidad para el registro de viajeros, los datos de pago, las preferencias, las peticiones especiales, las cámaras de recepción y la wifi. Y lo hacen con varios proveedores a la vez: el programa de gestión (PMS), el channel manager y las plataformas de reservas.
01
Registro de viajeros
Identidad y datos de la estancia que se comunican al Ministerio del Interior.
02
Reservas
Web propia, teléfono y plataformas como Booking o Expedia.
03
Pagos
Tarjetas, garantías de reserva y facturación.
04
PMS y proveedores
Programa de gestión, channel manager, cerraduras y reseñas.
05
Videovigilancia
Recepción, accesos, aparcamiento y zonas comunes.
06
Servicios y fidelización
Wifi, restaurante, spa, preferencias y comunicaciones comerciales.
Dónde suelen estar los fallos
Los riesgos reales en tu hotel o alojamiento
No hace falta alarmarse, pero sí conocerlos. Son los puntos que revisamos primero.
Fotocopias de documentos
Escanear o fotocopiar el DNI o el pasaporte cuando basta con registrar los datos.
Tarjetas sin protección
Datos de tarjeta anotados o guardados fuera de sistemas seguros.
Proveedores sin contrato
PMS, cerraduras inteligentes o herramientas de reseñas sin contrato de encargado.
Cámaras donde no deben
Zonas de intimidad o grabaciones más allá de lo proporcionado.
Casos típicos
Situaciones que vas a vivir, y cómo se resuelven
Situación
Un huésped pide que borres todos sus datos al irse.
Con Data5
Le explicas que el registro de viajeros se conserva por obligación legal y borras lo demás que no haga falta.
Situación
Recibes reservas por Booking.
Con Data5
Dejamos claro qué papel tiene cada parte y qué información das al huésped.
Situación
Abres un spa o un restaurante.
Con Data5
Añadimos esos tratamientos, incluidas las alergias o los datos de salud que pidas.
Lo que necesitas
Documentos y medidas para tu actividad
- Registro de actividades: viajeros, reservas, pagos, cámaras y servicios
- Cláusulas para check-in, web de reservas, wifi y fidelización
- Contratos con PMS, channel manager y otros proveedores tecnológicos
- Carteles y anexo de videovigilancia
- Anexos de registro horario y turnos para el personal
- Textos legales, condiciones de reserva y cookies de la web
Además de todo lo que incluye el servicio general. Ver el detalle completo
Cómo lo hacemos
Paso a paso, contigo
- 1
Tu alojamiento
Tipo de establecimiento, canales de reserva, servicios y proveedores.
- 2
Del check-in a la salida
Cláusulas y pautas para recepción, pagos y registro de viajeros.
- 3
Web y reservas
Textos legales, condiciones de reserva, cookies y formularios.
- 4
Temporada a temporada
Personal de temporada, servicios nuevos o cambios de proveedor: lo actualizamos.
Siempre incluido
Y durante todo el año, a tu lado
Documentación a medida
Hecha para tu actividad, no una plantilla.
Tu plataforma
Todo ordenado, con firma digital.
Soporte todo el año
Teléfono, WhatsApp y correo.
Seguimiento semestral
Te llamamos dos veces al año.
Grupo Data5
Más de Data5 para tu hotel o alojamiento
Un solo equipo para tu protección de datos y para todo lo que la rodea. Menos proveedores, menos papeles y alguien que ya conoce tu empresa.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales de tu hotel o alojamiento
¿El registro de viajeros es compatible con el RGPD?
Sí. Es una obligación legal (Real Decreto 933/2021) y esa es su base. Los datos se conservan durante tres años y, mientras tanto, el huésped no puede pedir que se borren.
¿Puedo fotocopiar el DNI del huésped?
No hace falta: basta con registrar los datos que pide la norma. Guardar copias de documentos es tratar más datos de los necesarios.
¿Booking o Expedia son mis encargados?
Normalmente no: suelen actuar como responsables independientes de sus datos, aunque depende del contrato. El PMS, en cambio, sí suele ser un encargado y necesita contrato.
¿Puedo usar la wifi para enviar ofertas?
Solo si el huésped lo acepta expresamente al conectarse, con una casilla que no venga marcada. Te preparamos el texto.
Otros sectores
También trabajamos con
Ponemos en orden tu hotel o alojamiento
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