Sector · Asesorías y gestorías
Protección de datos para asesorías y gestorías
Manejas nóminas, impuestos, escrituras y certificados de cientos de clientes. Te dejamos en regla como responsable y como encargado del tratamiento, y te damos herramientas para ofrecérselo a tu cartera.
- 5,0 en Google
- Toda España
- Teléfono, WhatsApp y correo
Tu día a día
Qué datos tratas sin darte cuenta
Una asesoría trata a diario algunos de los datos más delicados de sus clientes: ingresos, patrimonio, situación familiar, salud en las bajas laborales o embargos. Y lo hace en una doble posición: es responsable de los datos de su propio despacho y encargada del tratamiento de los datos de cada empresa a la que lleva la contabilidad o las nóminas. Ordenar bien esas dos caras es lo que marca la diferencia.
01
Datos fiscales y contables
Declaraciones, libros, facturas y patrimonio de personas y empresas.
02
Nóminas y Seguridad Social
Datos de los trabajadores de tus clientes: salarios, bajas, embargos, situación familiar.
03
Certificados y apoderamientos
Certificados digitales de clientes y autorizaciones ante la Administración.
04
Expedientes y documentación
DNI, escrituras, contratos y justificantes que llegan por correo, WhatsApp o en papel.
05
Software y nube
Programas de contabilidad y nóminas, gestor documental, correo y copias en la nube.
06
Tu propio equipo
Trabajadores, colaboradores y candidatos del despacho.
Dónde suelen estar los fallos
Los riesgos reales en tu asesoría o gestoría
No hace falta alarmarse, pero sí conocerlos. Son los puntos que revisamos primero.
Sin contrato con tu cartera
Si no tienes firmado el contrato de encargado con cada cliente, la relación queda sin regular para los dos.
Documentos por canales informales
Nóminas y DNI por WhatsApp personal o correos sin control acaban en móviles y buzones que no gestionas.
IA sin reglas
Pegar una nómina o una escritura en un chat de IA sin pseudonimizar es tratar datos de terceros sin control.
Accesos sin límite
Todo el equipo viendo todos los expedientes, también los que no lleva.
Casos típicos
Situaciones que vas a vivir, y cómo se resuelven
Situación
Un cliente te pide que le devuelvas o borres toda su documentación al dejar de trabajar contigo.
Con Data5
El contrato de encargado ya dice qué se devuelve, qué se conserva por obligación legal y durante cuánto tiempo.
Situación
Una empleada usa una herramienta de IA para resumir un expediente.
Con Data5
Pautas internas de IA y Privia5 para pseudonimizar el documento antes de usarlo.
Situación
Cambias de programa de nóminas o de proveedor de nube.
Con Data5
Lo comunicas por Gestiones online y actualizamos tu registro y tus contratos.
Lo que necesitas
Documentos y medidas para tu actividad
- Registro de actividades como responsable (tu despacho) y como encargado (tus clientes)
- Modelo de contrato de encargado para tu cartera, listo para firma digital
- Contratos con tus propios proveedores: software, nube, informático
- Confidencialidad y pautas internas: WhatsApp, correo, papel e IA
- Protocolo de brechas y de ejercicio de derechos
- Textos legales de tu web y formularios de contacto
Además de todo lo que incluye el servicio general. Ver el detalle completo
Cómo lo hacemos
Paso a paso, contigo
- 1
Mapa del despacho
Vemos qué servicios das (fiscal, laboral, contable, jurídico) y qué datos implica cada uno.
- 2
Las dos caras
Preparamos tu documentación como responsable y la que necesitas como encargado de tus clientes.
- 3
Firma con tu cartera
Te damos el contrato de encargado y la plataforma para enviarlo a firma digital.
- 4
Equipo y herramientas
Pautas para tu equipo y revisión de los programas que usáis, incluida la IA.
Siempre incluido
Y durante todo el año, a tu lado
Documentación a medida
Hecha para tu actividad, no una plantilla.
Tu plataforma
Todo ordenado, con firma digital.
Soporte todo el año
Teléfono, WhatsApp y correo.
Seguimiento semestral
Te llamamos dos veces al año.
Grupo Data5
Más de Data5 para tu asesoría o gestoría
Un solo equipo para tu protección de datos y para todo lo que la rodea. Menos proveedores, menos papeles y alguien que ya conoce tu empresa.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales de tu asesoría o gestoría
¿Mi asesoría es responsable o encargada del tratamiento?
Las dos cosas. Eres responsable de los datos de tu despacho (tu equipo, tus proveedores, tus contactos) y encargada respecto a los datos que tratas por cuenta de cada cliente al llevarle la contabilidad, las nóminas o los impuestos. Por eso preparamos las dos partes de la documentación.
¿Tengo que firmar un contrato con cada cliente?
Sí. El RGPD exige que la relación entre el responsable (tu cliente) y el encargado (tu asesoría) quede regulada por contrato. Te dejamos un modelo adaptado a tus servicios y la plataforma permite enviarlo a firma digital sin imprimir nada.
¿Podemos recibir documentación por WhatsApp?
Se puede, con un canal de empresa, normas claras sobre qué se recibe por esa vía y cuánto tiempo se guarda, y el anexo correspondiente para tu equipo. Te lo dejamos preparado.
¿Podemos usar inteligencia artificial en el despacho?
Sí, ordenando su uso: qué herramientas, con qué datos y cómo. Con IA conforme definimos las reglas para tu equipo y con Privia5 puedes pseudonimizar los documentos antes de usarlos.
¿Puedo ofrecer protección de datos a mis clientes?
Sí. Con nuestro programa de partners ofreces protección de datos, registro horario y DeCA5 a tu cartera desde tu propio panel, nosotros hacemos el trabajo y tú cobras una comisión recurrente.
Otros sectores
También trabajamos con
Ponemos en orden tu asesoría o gestoría
Cuéntanos cómo trabajas y te enviamos un presupuesto a medida, sin compromiso.
¿Prefieres empezar por saber cómo estás? Haz el test gratuito