Sector · Administradores de fincas
Protección de datos para administradores de fincas
Gestionas los datos de cientos de vecinos en decenas de comunidades. Te dejamos en regla como despacho y como encargado de cada comunidad, y te ayudamos con las cámaras, los morosos y las juntas.
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- Teléfono, WhatsApp y correo
Tu día a día
Qué datos tratas sin darte cuenta
Un administrador de fincas trabaja con datos de propietarios, inquilinos, empleados de fincas y proveedores de muchas comunidades a la vez. Es responsable de los datos de su propio despacho y encargado del tratamiento de cada comunidad que administra. Y en el día a día aparecen las preguntas de siempre: cómo comunicar las deudas, quién puede ver las grabaciones o qué hacer con el grupo de WhatsApp de los vecinos.
01
Propietarios e inquilinos
Contacto, cuotas, cuentas bancarias y representación en las juntas.
02
Juntas y actas
Convocatorias, asistencia, votaciones y acuerdos.
03
Deudas y reclamaciones
Recibos pendientes, requerimientos y procedimientos.
04
Videovigilancia
Cámaras en portales, garajes y zonas comunes.
05
Empleados de fincas
Conserjes, personal de limpieza y mantenimiento.
06
Proveedores e incidencias
Seguros, reparaciones y gremios que entran en las viviendas.
Dónde suelen estar los fallos
Los riesgos reales en tu despacho de administración de fincas
No hace falta alarmarse, pero sí conocerlos. Son los puntos que revisamos primero.
Morosos a la vista
Listas de deudores en el tablón, en el ascensor o en el grupo de vecinos.
Grupos de WhatsApp
Teléfonos de todos los vecinos expuestos y conversaciones sin normas.
Cámaras mal planteadas
Instaladas sin acuerdo, enfocando la vía pública o con acceso libre a las imágenes.
Sin contrato con las comunidades
Tratar datos de cada comunidad sin el contrato de encargado que lo regula.
Casos típicos
Situaciones que vas a vivir, y cómo se resuelven
Situación
La comunidad acuerda instalar cámaras en el garaje.
Con Data5
Cartel, información a vecinos y empleados, plazo de conservación y quién puede ver las imágenes.
Situación
Un vecino pide ver una grabación porque le han rayado el coche.
Con Data5
Te decimos cómo actuar y cuándo entregar las imágenes a las autoridades.
Situación
Hay que reclamar a un propietario que no paga.
Con Data5
Cómo incluir la deuda en la convocatoria, que es lo que permite la ley.
Lo que necesitas
Documentos y medidas para tu actividad
- Registro de actividades de tu despacho como responsable
- Modelo de contrato de encargado para cada comunidad, con firma digital
- Documentación de videovigilancia: carteles, información y pautas de acceso
- Cláusulas para convocatorias, actas y comunicaciones a vecinos
- Contratos con proveedores que acceden a datos (gremios, software, seguros)
- Protocolo de brechas y de ejercicio de derechos
Además de todo lo que incluye el servicio general. Ver el detalle completo
Cómo lo hacemos
Paso a paso, contigo
- 1
Tu despacho
Número de comunidades, equipo, programa de gestión y canales con los vecinos.
- 2
Contratos con las comunidades
Modelo de contrato de encargado listo para aprobar y firmar.
- 3
Los temas de siempre
Cámaras, morosos, actas y grupos de WhatsApp, por escrito.
- 4
Cada comunidad
Si quieres, preparamos también la adaptación de las comunidades que administras.
Siempre incluido
Y durante todo el año, a tu lado
Documentación a medida
Hecha para tu actividad, no una plantilla.
Tu plataforma
Todo ordenado, con firma digital.
Soporte todo el año
Teléfono, WhatsApp y correo.
Seguimiento semestral
Te llamamos dos veces al año.
Grupo Data5
Más de Data5 para tu despacho de administración de fincas
Un solo equipo para tu protección de datos y para todo lo que la rodea. Menos proveedores, menos papeles y alguien que ya conoce tu empresa.
Preguntas frecuentes
Dudas habituales de tu despacho de administración de fincas
¿El administrador es responsable o encargado del tratamiento?
Encargado respecto a los datos de cada comunidad que administra, y responsable de los datos de su propio despacho. Por eso necesitas un contrato de encargado con cada comunidad.
¿Se puede publicar la lista de morosos?
No en un lugar visible para cualquiera. La Ley de Propiedad Horizontal permite incluir en la convocatoria de la junta la relación de propietarios que no están al corriente de pago, y regula cuándo se puede notificar en el tablón si no ha sido posible hacerlo en el domicilio.
¿Qué hace falta para poner cámaras en una comunidad?
Un acuerdo de la junta, el cartel informativo, no captar más vía pública de la imprescindible, limitar quién ve las imágenes y no guardarlas más de un mes salvo que haya que acreditar un hecho.
¿Y el grupo de WhatsApp de los vecinos?
Mejor que el administrador no lo gestione con su número personal y que existan normas claras. Si se usa para comunicaciones oficiales, conviene informar a los vecinos y recoger su conformidad.
Otros sectores
También trabajamos con
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